Bedrijfsbeleidsregelingen als een gedragscode, een klokkenluidersregeling, anti-corruptiebeleid of inclusion or diversity bieden een houvast voor het houden van toezicht, maar kunnen ook leiden tot schijnzekerheid. Commissarissen moeten daarom veel vaker vragen stellen over hoe intensief company policies worden ingevoerd en nageleefd.
Company policies kunnen fungeren als basis van het bedrijfsbeleid, maar een commissaris moet niet uitgaan van de papieren werkelijkheid. Die werkelijkheid kan immers een schijnzekerheid opleveren als niet gekeken wordt naar de daadwerkelijke toepassing van de bedrijfsregelingen. Tegen toepassing van alle reglementen kan weerstand bestaan bij het bestuur. Zij heeft immers ‘wel wat beters te doen’. Toch is het aangewezen om vragen te stellen. Om het bestuur aan te zetten tot actie, kan per company policy gevraagd worden om een inventarisatie van de risico’s van het niet-naleven daarvan. Daarna kan het bestuur zelf risico gestuurd bepalen hoe kan worden vastgesteld of de company policies wordt nageleefd en wat er gedaan moet worden op naleving te bereiken. Een periodieke audit kan hierbij helpen.
Op dit moment zijn er een aantal zaken die extra aandacht vragen. Denk aan diversity en inclusion, aan cybersecurity en duurzaam ondernemen. Vraag hoe die zaken zijn geregeld, bijvoorbeeld: hoe veilig en hoe goed is de ICT beveiliging? Voor alle onderwerpen geldt: vraag als commissaris na hoe de company policies praktisch worden ingevoerd en toegepast. Als instrumenten kan het bestuur denken aan workshops, awareness door e-mails te sturen waarin de bedrijfsregelingen nog eens onder de aandacht worden gebracht en door regelmatig gesprekken en discussies hierover te voeren.
Wilt u meer informatie of heeft u vragen? Neem contact op met Anne Marie de Koning of Robert-Jan van Eenennaam. Zij sparren graag met u.